Tento dokument Záznamy o činnostech zpracování osobních údajů (dále jen „Záznamy“) poskytuje důležité informace týkající se zpracovávání, uchovávání, používání, sdělování informací o subjektu údajů a dalšího nakládání s těmito údaji, získaných přímo od subjektu údajů anebo shromážděných pomocí webových stránek, nástrojů, aplikací a služeb provozovaných společností DOMICA CORPORATION, spol. s r. o., IČ: 27792005, se sídlem Ostrava-Mariánské Hory,
V Zátiší 810/1, PSČ 709 00, zapsané ve veřejném rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě,
oddíl C, vložka 51931 (dále jen „Správce“).

Správce se řídí všemi platnými zákony o ochraně osobních údajů, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „ Nařízení“).

Zpracovávání a nakládání s osobními údaji je popsáno v tomto dokumentu níže.

A. Správce osobních údajů

DOMICA CORPORATION, spol. s r. o., IČ: 27792005, se sídlem Ostrava-Mariánské Hory, V Zátiší 810/1, PSČ 709 00, www.bh-domica.cz, e-mail: info@bh-domica.cz, tel.: + 420 605 545 997.

  1. evidence zákazníků
  2. evidence zaměstnanců
  3. evidence provozu Správce
  4. evidence online komunikace

C. Účel zpracovávání osobních údajů

  1. údaje poskytnuté subjektem údajů na základě plnění vyplývajícího z uzavřených smluv, případně na základě vyjádřeného souhlasu se zpracováním
  2. údaje poskytnuté subjektem údajů na základě plnění vyplývajících ze smluv se zaměstnanci
  3. údaje poskytnuté subjektem údajů na základě plnění vyplývajících z uzavřených smluv
  4. údaje poskytnuté subjektem údajů na základě vyjádřeného souhlasu se zpracováním

D. Druh osobních údajů nutných ke zpracovávání

Správce zpracovává dva druhy osobních údajů, a to:

Da. Údaje osobního charakteru, poskytnuté subjektem údajů

Jedná se o údaje sloužící k identifikaci, které subjekt údajů poskytl dobrovolně, na základě uzavřené smlouvy se Správcem nebo na základě uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů.

  1. jméno, příjmení, titul, bydliště, datum narození a místo narození, rodné číslo, e-mail, telefon
  2. jméno, příjmení, titul, bydliště, datum narození a místo narození, rodné číslo, e-mail, telefon
  3. jméno, příjmení / název společnosti, titul / funkce, sídlo, IČ, e-mail, telefon
  4. jméno, příjmení / název společnosti, titul / funkce, bydliště / sídlo, IČ, e-mail, telefon 

Db. Údaje neosobního charakteru, získané využíváním online nástrojů

Jedná se o údaje poskytnuté subjektem údajů na základě využívání online nástrojů, jako jsou webové stránky Správce, sociální sítě Správce, online marketing zprostředkovávaný Správcem a další aplikace třetích stran, které Správce používá pro podnikání.

V tomto případě mohou být zpracovávány údaje týkající se: hardwaru, softwaru, lokality, IP adresy.

E. Zdroje osobních údajů

  1. zákazník = subjekt údajů
  2. zaměstnanec = subjekt údajů
  3. provoz správce = subjekt údajů, veřejné rejstříky, veřejně přístupné informace (internet)
  4. online uživatelé = subjekt údajů

Správce ke zpracovávání osobních údajů může příležitostně využívat i automatizovaného zpracování osobních údajů tzv. profilování uvedené v čl. 4 odst. 4 Nařízení.

F. Kategorie příjemců osobních údajů

  • zaměstnanci Správce
  • další příjemci dle potřeb Správce (účetní, notáři, banky)
  • orgány veřejné moci
  • poskytovatelé údržby informačních systémů
  • poskytovatelé zpracovatelských softwarů, služeb a aplikací

Nezpřístupňujeme osobní údaje příjemcům ve třetích zemích ani v rámci mezinárodních organizací.

Pro uživatele, kteří se registrují na tomto webu (pokud mají tuto možnost), ukládáme také osobní údaje, které uvádějí ve svém uživatelském profilu. Všichni uživatelé mohou kdykoliv vidět, upravovat nebo smazat své osobní údaje (s výjimkou toho, že nemohou změnit své uživatelské jméno). Administrátoři webu mohou také tyto informace zobrazit a upravovat.

G. Archivace / likvidace osobních údajů:

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu platnosti smlouvy uzavřené se subjektem údajů nebo po dobu trvání souhlasu se zpracováním osobních údajů. Po skončení této doby s nimi bude naloženo dle platné právní úpravy, zejm. zákona č. 499/2004 Sb. (zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů) a dle Nařízení.

Archivace a likvidace probíhá na základě platné právní úpravy. V rámci elektronického zpracovávání osobních údajů jsou zpracovaná data deaktivována a následně nenávratně zlikvidována.

H. Aktualizace osobních údajů

Aktualizace osobních údajů probíhá na základě žádosti subjektu údajů, prostřednictvím třetích stran, pomocí veřejných zdrojů a veřejně dostupných informací, jako je internet, veřejné rejstříky apod.

I. Evidence osobních údajů

Správce ve vztahu k subjektu údajů zpracovává údaje korektně a zákonným způsobem tak, aby byly dodrženy veškeré zásady zpracování osobních údajů uvedené v čl. 5 odst. 1 Nařízení.

Správce ke zpracovávání osobních údajů využívá dva typy evidence, a to listinnou a elektronickou.

Ia. Listinná evidence

– evidence zákazníků, zaměstnanců, smluvních dodavatelů, poskytovatelů služeb ???? evidence probíhající na základě plnění vyplývajícího ze smlouvy nebo vyjádřeného souhlasu se zpracováním osobních údajů, plnění zákonné povinnosti vyplývající ze zákoníku práce a zákona o zaměstnanosti

Ib. Elektronická evidence

– evidence zákazníků, zaměstnanců, smluvních dodavatelů, poskytovatelů služeb ???? evidence probíhající na základě plnění vyplývajícího ze smlouvy nebo vyjádřeného souhlasu se zpracováním osobních údajů, plnění zákonné povinnosti vyplývající ze zákoníku práce a zákona o zaměstnanosti 

Pro účely účetní evidence používá Správce systém s názvem POHODA. Správce používá standardní kancelářské produkty, jimiž jsou: sada Microsoft Office. Dále využívá aplikace a služby třetích stran, jako je Facebook a Sklik.

J. Bezpečnost

Prostředí Správce je pravidelně bezpečnostně testováno, a to v měsíčních intervalech.  Zaměstnanci Správce jsou seznámeni se zásadami Nařízení a ochrany osobních údajů. Jsou proškoleni ihned při nástupu do zaměstnání. Zaměstnanci mají smluvní závazek mlčenlivosti ve vztahu ke všem skutečnostem, k nimž mají přístup a které se během pracovního poměru dozvěděli. Tento závazek přetrvává i po skončení pracovního poměru.

Pro účely evidence osobních údajů a zabezpečení používáme různé hardwarové vybavení (počítače, flash disky, externí disky, mobilní telefony, smartphony apod.), které je vždy chráněno unikátním přístupovým heslem, případně PIN kódem.

Pro účely evidence osobních údajů a zabezpečení používáme různé softwarové vybavení. Výpočetní technika je vždy chráněna antivirem. Veškeré kancelářské programy jsou průběžně aktualizovány. Při využívání programů a aplikací třetích stran Správce používá unikátní přístupová hesla, která jsou odlišná pro každého zaměstnance. Online komunikace je zabezpečena, heslováním a šifrováním.

Ja. Provozní opatření

Ke zpracovaným osobním údajům v listinné podobě mají přístup pouze zaměstnanci Správce, kteří jsou evidencí pověřeni. Veškeré listinné dokumenty týkající se zpracovávání osobních údajů jsou uloženy v uzamykatelných skříních a kancelářích, do kterých mají přístup pouze zaměstnanci. Tyto kanceláře jsou chráněny před neoprávněným vstupem dalších osob. Každý ze zaměstnanců Správce má vlastní kancelář. Objekt je pod nepřetržitým dohledem vzdáleného monitoringu pomocí PCO, pultu centralizované ochrany.

Jb. IT opatření

Ke zpracovaným osobním údajům v elektronické podobě mají přístup pouze zaměstnanci Správce, kteří jsou evidencí pověřeni. Veškeré elektronické dokumenty týkající se zpracovávání osobních údajů jsou uloženy v zaheslovaném zařízení, které je chráněno unikátním přístupovým kódem pro každého zaměstnance. Využívaný IT systém je standardní, vyzkoušený a běžně používány. Pravidelně aktualizován a testován externím dodavatelem. Přístup do IT systému je omezen dle organizační struktury společnosti.

K. Práva subjektu údajů

Každý subjekt údajů má právo v souvislosti s Nařízením na:

  1. Přístup
  2. Opravu
  3. Výmaz
  4. Omezení zpracování
  5. Přenositelnost
  6. Vznést námitku proti zpracování

V případě nespokojenosti se zpracováním OÚ se může každý subjekt údajů obrátit na Správce nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Formulář je dostupný v sídle Správce, na webových stránkách Správce, případně je ho možné zaslat na vyžádání e-mailem. Žádost může být předána osobně přímo v sídle Správce, zaslána poštou nebo elektronicky a je vyřízena v předepsané lhůtě.

Dle čl. 7 odst. 3 Nařízení má subjekt údajů právo na odvolání souhlasu, avšak odvoláním tohoto souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl udělen před jeho odvoláním.

Správce poskytuje informace subjektům údajů prostřednictvím smluv, souhlasů se zpracováním osobních údajů, žádostí a webu. Tyto informace se týkají rozsahu a účelu zpracování osobních údajů, způsobu zpracování osobních údajů a distribuování třetím stranám.


DOMICA CORPORATION spol. s.r.o.